Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Senior administrativ assistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en erfaren og dyktig senior administrativ assistent som kan støtte ledelsen og bidra til en effektiv og profesjonell kontordrift. Som senior administrativ assistent vil du ha en sentral rolle i organisasjonen, og være ansvarlig for å koordinere administrative prosesser, håndtere kommunikasjon og sikre at daglige oppgaver utføres sømløst. Du vil jobbe tett med ledere og andre avdelinger, og være en viktig ressurs i planlegging, organisering og gjennomføring av administrative oppgaver.
Stillingen krever høy grad av selvstendighet, struktur og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Du må være komfortabel med å ta initiativ, løse problemer og kommunisere effektivt både skriftlig og muntlig. Erfaring fra lignende roller og god kjennskap til kontorverktøy og administrative systemer er en forutsetning.
Dine arbeidsoppgaver vil inkludere kalenderstyring, møtekoordinering, dokumenthåndtering, reiseplanlegging, rapportskriving og generell støtte til ledelsen. Du vil også være involvert i forbedring av administrative rutiner og bidra til et godt arbeidsmiljø.
Vi ser etter en person med høy integritet, diskresjon og profesjonell fremtreden. Du må kunne håndtere sensitiv informasjon med konfidensialitet og ha evne til å tilpasse deg ulike situasjoner og behov. Stillingen passer for deg som trives med ansvar, liker å ha oversikt og ønsker å være en nøkkelperson i organisasjonens daglige drift.
Vi tilbyr et inkluderende og dynamisk arbeidsmiljø, konkurransedyktige betingelser og muligheter for faglig utvikling. Hvis du er en strukturert, pålitelig og serviceinnstilt person med solid administrativ erfaring, ønsker vi å høre fra deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere og administrere daglige kontoroppgaver
- Støtte ledelsen med kalenderstyring og møteplanlegging
- Håndtere innkommende og utgående kommunikasjon
- Forberede rapporter, presentasjoner og dokumenter
- Organisere reiser og utlegg for ansatte
- Opprettholde og forbedre administrative rutiner
- Sikre korrekt arkivering og dokumenthåndtering
- Bistå i planlegging og gjennomføring av interne arrangementer
- Følge opp interne prosjekter og frister
- Være kontaktpunkt for eksterne samarbeidspartnere
Krav
Text copied to clipboard!- Minimum 5 års erfaring fra administrativ rolle
- Utdanning innen administrasjon, økonomi eller lignende
- Meget gode ferdigheter i norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig
- God kjennskap til Microsoft Office og andre kontorverktøy
- Evne til å arbeide selvstendig og strukturert
- Sterke organisatoriske ferdigheter og detaljfokus
- Høy grad av diskresjon og profesjonell fremtreden
- Erfaring med møtekoordinering og reiseplanlegging
- Gode samarbeidsevner og serviceinnstilling
- Fleksibilitet og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvor mange års erfaring har du fra lignende administrative roller?
- Hvilke kontorverktøy og systemer har du erfaring med?
- Hvordan håndterer du stress og mange samtidige oppgaver?
- Har du erfaring med å støtte ledere på høyt nivå?
- Kan du gi et eksempel på en situasjon der du forbedret en administrativ prosess?
- Hvordan sikrer du konfidensialitet i arbeidet ditt?
- Hva motiverer deg i en administrativ rolle?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når alt virker viktig?
- Har du erfaring med å organisere reiser og arrangementer?
- Hva er dine styrker som administrativ assistent?
